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“溝通”問題涉及價值觀

2019年05月24日 17:09

職業經理人必須要將“跟進”作為一種職場基因來培養,“等待”的心態一定不會讓你在職場有太順利的發展。

CEO專欄-林正剛

之前在國外工作時,我養成了一個“follow up(跟進)”的做事習慣。如果我約好一個人兩周后見面,我首先將時間鎖定在我的日程表上。到會議兩天前,日程表會提醒我再去確認這個會議。

據我觀察,在我多年的工作經驗中,好像很少出現會議最后會變化或取消。而且每次見面,我必然會約好下次的見面時間,然后到約會前一兩天再去確認。這與我的習慣有關,我喜歡主動,同時,我喜歡主動跟進事情,促進事情的進展。

相反,我覺得不及時跟進會帶來負面分。比如我的一位同事,不是很喜歡做跟進的溝通。當事情交給他后,會很久沒有聲音。過了幾個星期我突然想起來,就問他到底怎樣了,他說:“完成了。”可能他還以為有分加,誰知道在我心里已經減了兩分。

減兩分是有原因的。

首先,因為沒有反饋的話,我就會一直以為這個事情未完成。就算他已經做完,卻因為沒有告知,因此這個事情并沒有反饋到我這里,從而影響我對整個事件的把握,這里扣一分;其次,如果我從別的渠道聽說這個事情已經完成,但作為事件負責人的我居然不知情,這個事情的核心進度都不再我的把握范圍內,因此也會扣一分。

有人認為這是習慣問題,但我認為這也許是一個價值觀問題。如果認同“溝通”的意義,就并不認為這是工作之外的事情,也不以忙碌等借口來排斥,那么整個工作事件就絕對不會少了溝通,而且事情絕對是更有效率的。

基層員工更應該注重及時溝通

我以前培養基層銷售人員時,會要求他們每天一次電話匯報,其實就是為了培養一個溝通的習慣。而且,我還會教他們怎樣匯報,這樣如果碰到問題我們可以馬上一起解決。到后來員工養成了這種及時匯報的習慣,當我改為每周匯報時,有些員工還有些不適應。

就如培養基層員工的溝通習慣一樣,其實并沒有天生的溝通高手,“溝通達人”都是有意識地去學習以及養成習慣的。而學習的第一步,就是正確認識溝通的價值。要把溝通當做事情的一部分,而且是非常重要的一部分。一旦溝通開始,就表示事情開始了。

以助理訂機票的事情為例。假如老板要后天飛北京,靠譜的助理定義這件事就是將老板順利地送到北京然后順利地接回來。整個過程他會先走一遍,在自己的腦海里先走一次流程,連老板沒有碰上的他都想到了。

而有些助理卻不同。他一不問時間,二不問事情,隨便定下了機票后也不告知老板已經完成。雖然看似他的工作已經完成,但其實因為欠缺了許多溝通,所以這張機票也許會遇到要“退訂”、“延期”等等遭遇。

非常明顯的兩種對比。第一種,助理的小心程度遠遠超過了你,這樣當老板的才能完全放心。不然,遇到第二種助理就輪到老板整天在幫助理查漏補缺。可見,缺乏溝通的助理沒有增值,反而成為負擔了。

CEO專欄-2-1

這個例子里,一個靠譜的助理將“溝通”定義“訂機票”這件事情中:首先是問清楚航班的型號、時間、座位的要求;然后在訂好機票后,會將一切確定的信息反饋給當事人,讓他知道這件事情已經結束。

因此,任何事情必然有溝通的部分,而且是到位的溝通。不到位的溝通,雖然實際上你做了8分工作,但最后給扣了4分;但如果溝通有效,7分工作變成10分。

下屬可用SMART工具主動溝通

所以一個專業的職業經理人必須要重視溝通。溝通讓你出色,但也可能讓你出局,必須要十分重視。

但如果是你的上司不善溝通,還反過來怪你溝通不足,那怎么辦?如果你是下屬,你可以利用SMART 來將溝通“機制”搭好。SMART中,S指的是Specific(具體的);M指的是Measurable(可衡量的);A指的是Achievable(可行的);R指的是Relevant(相關的);T指的是Time(時限)。

當上司將對你的期望說完之后,你可以用SMART作為一個反饋工具。比如,會有這樣的對話:“老板,我聽到你對我的要求了,我怕聽錯了,還是重復一次讓你確認一下比較好。我具體聽到的是??你是否同意?”、“要衡量這件事情是否做成功,我覺得還是要沿用你一直在推動的KPI機制。你看看我建議這個KPI是否可行,或者你有其他KPI的建議?”、“我想與老板分享一下我聽懂你的要求后我的一個判斷。我認為這件事情絕對是可行的,但是以我目前手上的資源來說,我可能要放慢一下我另外一個項目的速度,如果你可以接受的話,我們可以馬上開始這個項目。”、“我希望能夠每兩個星期給你一個簡單的進度匯報,就給你發一條微信,有必要時再開會。您覺得這樣可以嗎?”

可見,溝通一開始就不能停下來,持續的溝通是任何關系改善必經的環節。職業經理人必須要將“跟進”作為一種職場基因來培養,“等待”的心態一定不會讓你在職場有太順利的發展。

■ 文 / 林正剛 剛逸領導力公司CEO、前思科中國區總裁(本文首發于《經理人》雜志2019年05月刊)

  本文來源: 經理人網 責任編輯:sinomanager-li
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